Tổng đài điện thoại là một trong những hệ thống liên lạc thoại phổ biến nhất mà các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng trong công việc bán hàng, chăm sóc khách hàng, giao tiếp nội bộ hàng ngày. Nó cho phép nhân viên thực hiện các cuộc đàm thoại nội bộ miễn phí, và nhận/ chuyển cuộc gọi bên ngoài tòa nhà và giữa những người khác bằng cách sử dụng các tiện ích mở rộng khác nhau.
Nhiều lợi ích khác nhau mà hệ thống điện thoại cung cấp mà doanh nghiệp được hưởng lợi khác nhau tùy theo loại hình là công ty, chi nhánh, khách sạn, resort, nhà nghỉ, trường học, bệnh viện, ngân hàng, .v.v. Nhìn chung, sử dụng tổng đài điện thoại là giải pháp giúp giảm chi phí thoại hàng tháng bằng các đàm thoại nội bộ, giảm đi lại cơ học, giảm chi phí đầu tư khi chia sẻ chung đường dây ngoại mạng. Hơn thế nữa, chúng còn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp bằng phương thức liên lạc chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa nội bộ nhân viên và khách hàng.
1. Hệ thống tổng đài điện thoại là gì?
Tổng đài điện thoại là một hệ thống liên lạc thoại nội bộ sử dụng VoIP, PABX để thiết lập kết nối dây trong văn phòng của các doanh nghiệp, tổ chức. Bên cạnh đó, chúng có thể kết nối ra ngoài qua mạng điện thoại diện rộng SIPtrunk, PSTN, GSM, … giúp liên lạc ngoại mạng.
1.1 Tổng đài điện thoại IP/VoIP
Tổng đài điện thoại IP/VoIP cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi thoại bằng kết nối internet không dây thay vì các đường dây dịch vụ điện thoại cũ truyền thống (POTS). Về cơ bản, hệ thống VoIP có sẵn dưới dạng phần cứng và chương trình phần mềm, có thể tương thích với bất kỳ thiết bị VoIP có kết nối internet nào, từ IP Phone đến phần mềm VoIP trên Smartphone hay máy tính PC. Điều này khiến chúng trở thành một trong những giải pháp linh hoạt hàng đầu để phục vụ cho kinh doanh, có thể hỗ trợ làm việc từ xa tại nhà (WFH), tại các dự án ở xa công ty, hoặc thậm chí khi đang di chuyển.
2.1 Thiết bị tổng đài nội bộ IP
- IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….
2.2 Thiết bị điện thoại để bàn IP
Việc xác định chính xác số người cần sử dụng và các tính năng cần cho họ sẽ xác định được số lượng, chủng loại máy điện thoại để bàn mà họ cần, chẳng hạn như điện thoại để bàn có dây và điện thoại để bàn không dây Wifi,v,v.. Dưới đây là các dòng điện thoại để bàn phổ thông giá rẻ Atcom:
- Atcom D20: tích hợp màn hình LCD đen trắng, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps. Đã kèm 1 Adapter đổi nguồn 100~240VAC/5VDC.
- Atcom D21: tích hợp màn hình LCD đen trắng, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps, có hỗ trợ PoE.
- Atcom D2SW: hỗ trợ Wi-Fi băng tần 2.4GHz, tích hợp màn hình LCD đen trắng, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps. Đã kèm 1 Adapter đổi nguồn 100~240VAC/5VDC.
- Atcom D3SW: hỗ trợ Wi-Fi băng tần 2.4GHz, tích hợp màn hình LCD màu 2.4 inch, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps. Đã kèm 1 Adapter đổi nguồn 100~240VAC/5VDC.
Hệ thống điện thoại VoIP cũng yêu cầu thiết bị tối thiểu để thiết lập và chạy. Chất lượng cuộc gọi vượt trội so với các hệ thống điện thoại truyền thống mang đến cho người dùng một dịch vụ thoại tiên tiến. Hơn thế nữa, các thiết bị VoIP cung cấp sẵn các tính năng bổ sung mà bạn sẽ không tìm thấy với các hệ thống tổng đài điện thoại PABX truyền thống, bao gồm lời chào IVR, ghi ấm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, .v.v. mà không phải tích hợp thêm phần cứng và cài đặt phức tạp.
VoIP không những đơn giản trong việc lắp đặt triển khai, mà còn rất dễ cài đặt dựa trên giao diện Web, bất kỳ người dùng phổ thông nào cũng có thể thiết lập để hệ thống hoạt động chỉ trong vài phút.
1.2 Tổng đài điện thoại PABX
Tổng đài PABX và PSTN truyền thống là công nghệ cũ hơn VoIP, và hoạt động trên đường dây cáp đồng riêng để mang dữ liệu tương tự.
PABX là viết tắt tiếng Anh của Private Automated Branch Exchange. PABX là một loại mạng điện thoại được sử dụng bởi các doanh nghiệp và trung tâm cuộc gọi. Hệ thống thoại Analog cần nhiều đường dây cáp điện để kết nối tới điện thoại để bàn của mỗi nhân viên cho các cuộc gọi nội bộ, cũng như nhiều đường dây ra bên ngoài cho các cuộc gọi ngoại mạng. Với hệ thống PABX, các cuộc gọi đến công ty, hoặc đến một số máy lẻ cụ thể, được xử lý kỹ thuật số và định tuyến thông qua một tổng đài tự động. Hệ thống PABX cũng rất tiện lợi, vì hầu hết chúng cho phép người dùng đơn giản hóa việc quay số nội bộ giữa các máy nhánh của công ty.
Thiết bị tổng đài nội bộ Analog-PABX
- Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
Thiết bị điện thoại để bàn Analog
- Điện thoại IKE-885: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của hệ thống tổng đài PABX là dựa chủ yếu trên phần cứng nên rất cồng kềnh, mỗi tính năng bổ sung thêm đều cần thêm các module phần cứng để tích hợp, chằng hạn như bổ sung tính năng ghi âm cuộc gọi, cần có thiết bị phần cứng bên ngoài để kết nối với hệ thống. Việc cấu hình và cài đặt hệ thống yêu cầu có chuyên gia thông thạo về kỹ thuật, do vậy chúng rất khó vận hành, bảo trì và nâng cấp.
2. Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP-VoIP
Lắp đặt và thiết lập hệ thống tổng đài IP/ VoIP khá đơn giản, thiết bị VoIP hỗ trợ cắm cáp Ethernet hoặc kết nối Wifi “Plug-and-Play” và cài đặt trên giao diện Web thân thiện, dễ hiểu. Các thành phần cần thiết để lắp đặt một hệ thống điện thoại bao gồm:
- Mạng LAN không dây Wifi hoặc dùng dây cáp Ethernet.
- Các thiết bị Wifi Router hoặc Wifi Access Point nếu dùng điện thoại VoIP không dây Wifi.
- Switch PoE hoặc không có PoE, có đủ số cổng để kết nối với số lượng điện thoại mà bạn muốn trang bị cho doanh nghiệp.
- Số lượng điện thoại IP cho số nhân viên trong văn phòng.
- Tổng đài IP có đủ số lượng máy nhánh phù hợp với số lượng điện thoại bàn cho nhân viên văn phòng, có thể tính dư để nâng cấp mở rộng trong tương lai.
- Kết nối với Internet nếu bạn muốn gọi ngoại mạng và kết nối tới nhiều chi nhánh ở xa.
- Dự kiến vị trí thuận lợi có đủ dây cáp mạng, dây nguồn để đặt tổng đài IP.
- Chuẩn bị đủ số lượng các đầu cáp Ethernet đầu nối RJ45 chờ để kết nối tới các điện thoại VoIP dùng dây. Với điện thoại Wifi rất linh hoạt, nên chỉ cần xác định vụ trí đặt máy.
Nói chung, không có yêu cầu phần cứng nào khác ngoài bản thân tổng đài IP và điện thoại bàn khi hạ tầng mạng có sẵn của bạn đã đầy đủ và sẵn sàng.
2.1 Lắp đặt và cài đặt tổng đài IP
Tổng đài IP PLANET IPX series (IPX-330, IPX-2100, IPX-2200, IPX-2500) được thiết kế chuyên dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã tích hợp đầy đủ các tính năng chuyên nghiệp như SIP account, SIPtrunks, lời chào tự động IVR, ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi,.v.v. người dùng không cần phải trả thêm các chi phí license. Bên cạnh đó, tổng đài VoIP Planet IPX series hỗ trợ người dùng cài đặt trên nền tảng Web thân thiện, chỉ cần có kỹ thuật IT căn bản cũng có thể cấu hình cho thiết bị nhanh chóng, dễ dàng.
Đầu tiên, hãy tìm vị trí thuận tiện về nguồn điện, dây mạng có đầu nối RJ45 sẵn và vị trí lắp đặt, đây là nơi thuận lợi nhất cho thiết bị tổng đài điện thoại PABX, có thể là trên bàn làm việc hoặc giá rack tập trung các thiết bị mạng chuyên nghiệp.
Sau đó, lần lượt thực hiện các bước:
- Cắm giắc mạng RJ45 vào cổng RJ45 của tổng đài IP.
- Kết nối tổng đài với các giao tiếp ngoại mạng, nội mạng.
- Cắm nguồn điện 100~240VAC vào thiết bị tổng đài
- Bật công tắc nguồn điện.
- Kết nối máy tính PC và mở trình duyệt Web.
- Các bước cài đặt tiếp theo tổng đài điện thoại, xin vui lòng tham khảo tại ĐÂY
2.2 Lắp đặt và cài đặt điện thoại VoIP
Điện thoại IP/VoIP có thể dễ dàng lắp đặt bằng cách đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường.
Người dùng cần chuẩn bị sẵn vị trí đặt máy có các điều kiện:
- Điện thoại VoIP không hỗ trợ PoE: vị trí lắp đặt cần có sẵn đầu chờ dây mạng RJ45 tốc độ 10/100Mbps (hoặc Gigabit) và nguồn điện 100~240VAC.
- Điện thoại IP có hỗ trợ PoE. Vị trí lắp đặt có sẵn cáp mạng đầu chờ RJ45 cấp nguồn PoE.
- Kết nối máy tính PC với điện thoại IP Phone
- Tiếp tục các bước cài đặt tài khoản SIP tại ĐÂY
3. Tại sao doanh nghiệp có xu hướng chuyển đổi sang hệ thống tổng đài điện thoại VoIP
Những hạn chế lớn của PABX vô hình chung làm tăng chi phí đầu tư và vận hành, bảo trì hệ thống và dẫn tới việc các thiết bị tổng đài, điện thoại Analog dần bị ngừng sản xuất. VoIP mang tới cơ hội cho doanh nghiệp với tính năng tốt hơn, dễ vận hành và nâng cấp, và linh hoạt hơn bao gồm cả tính kế thừa để bắt tay với các thiết bị thoại Analog thế hệ cũ.
Hệ thống VoIP có thể kết nối ra mạng diện rộng PSTN bằng các module chuyển đổi VoIP-FXO, cũng có thể sử dụng hạ tầng mạng điện thoại Analog cũ bằng các VoIP-FXS Gateway. Người dùng chỉ cần bỏ ra một chi phí rất nhỏ để tận dụng lại các thiết bị cũ đã có sẵn mà không phải lo lắng tới việc thay thế toàn bộ, hoặc tính tương thích giữa VoIP-Analog.
3.1 Tiết kiệm đầu tư với giá thiết bị rẻ
Tổng đài IP thường sẽ có chi phí đầu tư thấp hơn PABX sau khi tất cả các tính năng đã được tích hợp sẵn, không cần mua thêm phí đăng ký hoặc chi phí phần cứng. Việc mở rộng thêm tính năng trở nên không cần thiết, vì thiết bị cũng đã có sẵn các tính năng hiện đại nhất, các công ty có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với hệ thống điện thoại của họ.
3.2 Mở rộng tính năng dễ dàng
Việc thêm hoặc xóa điện thoại rất đơn giản và các nền tảng mã nguồn mở cho phép cấu hình phần cứng tùy chỉnh. IP PBX cũng cho phép bạn giữ lại nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hiện tại, có thể thêm đường trung kế, hoặc cũng có thể thay đổi sang bất kỳ nhà cung cấp nào khác. Chủ doanh nghiệp có thể hài lòng với nhà cung cấp điện thoại có chất lượng tốt nhất với giá thành rẻ nhất.
3.3 Triển khai nhanh chóng
Một hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP cũng có thể triển khai nhanh chóng và không yêu cầu bổ sung thêm phần cứng, phần mềm gây tăng chi phí. Bạn đơn giản chỉ cần đặt điện thoại trên bàn và thậm chí có thể chọn sử dụng softphone, một phần mềm hoạt động như một chiếc điện thoại và cho phép người dùng gọi điện qua Internet. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về bất kỳ thiết bị mới nào.
3.4 Hình ảnh chuyên nghiệp với lễ tân ảo
Tính năng lời chào IVR được ghi âm sẵn hướng dẫn cho khách hàng liên hệ trực tiếp với chuyên viên phụ trách hoặc gặp tổng đài viên, họ có thể tùy chọn theo cách mà họ muốn.
3.5 Trực tuyến Online 24/24h
Chuyển tiếp cuộc gọi tới số máy di động khi đã ngoài giờ làm việc hoặc nhân viên lễ tân bận là cách bạn giữ liên lạc với khách hàng để không bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng nào.
3.6 Nâng cao kỹ năng giao tiếp cho nhân viên
Bạn có thể nghe lại các bản ghi âm nội dung cuộc gọi của từng máy nhánh tại chỗ hoặc từ xa để giúp nhân viên trong việc giao tiếp với khách hàng. Bản ghi âm cuộc gọi cũng là bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa nhân viên của bạn và khách hàng, giúp bạn xử lý sự cố tốt hơn để giữ chân khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn. Các bản ghi nội dung cuộc gọi cũng giúp phòng R&D cài tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm khi có phàn nàn từ khách hàng.
3.7 Đàm thoại nội bộ miễn phí không giới hạn khoảng cách
Hơn thế nữa, VoIP cung cấp cho người dùng các cuộc gọi nội bộ miễn phí không giới hạn khoảng cách trên nền tảng mạng Internet. Điều này có lợi cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hoặc nhân viên làm việc tại nhà và các dự án ở xa, họ có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ, hội nghị trực tuyến nội bộ hoàn toàn miễn phí.
3.8 Không chi phí vận hành, bảo trì
Hỗ trợ CNTT để cài đặt, vận hành hệ thống bao gồm trong chi phí hàng tháng của một doanh nghiệp sở hữu hệ thống tổng đài điện thoại. Với VoIP, chi phí này là không đáng kể do người dùng phổ thông cũng có thể lắp đặt, cài đặt và vận hành một hệ thống như vậy. Nếu công ty có kế hoạch mở rộng, bạn đơn giản chỉ cần mua thêm điện thoại VoIP và cài đặt chúng, rất đơn giản.
