Tổng đài điện thoại của khách sạn vẫn là một trong những hệ thống thông tin liên lạc cần được ưu tiên đầu tư ngay cả trong một thế giới mà khách hàng thích mang theo thiết bị của riêng họ và có thể rất ít khi nhấc điện thoại trong phòng. Hệ thống điện thoại khách sạn cung cấp phương tiện liên lạc giá rẻ tối ưu cho nhóm các nhân viên và các bộ phận kết nối nội bộ với nhau và với thế giới bên ngoài.
Khi nói đến làm việc trong ngành khách sạn, mục tiêu lớn nhất là mang đến trải nghiệm thoải mái, hài lòng cho khách của bạn. Vì vậy bạn cố gắng cung cấp chỗ ở đáp ứng mọi nhu cầu của khách và vượt qua mọi mong đợi của họ. Mặc dù nhiều người chỉ xem xét điện thoại của khách khi nói về giao tiếp với khách sạn, nhưng điện thoại này cũng để liên lạc giữa nhân viên với nhân viên, đặt chỗ, dịch vụ hỗ trợ khách lưu trú, v.v.
Tất cả các kết nối quan trọng này, được thực hiện liên tục trong ngày, và một hệ thống điện thoại chất lượng tốt có thể là yếu tố quyết định trong các hoạt động kinh doanh của ngành khách sạn. Và thực tế là các cuộc gọi điện thoại vẫn giúp các khách sạn, resort, nhà nghỉ thúc đẩy mạnh mẽ công việc kinh doanh, giảm bớt việc di chuyển cơ học và tiện lợi cho nhân viên, khách hàng giao tiếp, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ!
Cho dù bạn đang xây dựng một cơ sở kinh doanh mới hay đang cân nhắc nâng cấp công nghệ, thì đây là những điều bạn cần biết về hệ thống tổng đài điện thoại PABX/IP PBX dành cho khách sạn.
1. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX cho khách sạn, resort
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX cho khách sạn, resort là một mạng điện thoại riêng bao gồm nhiều đường dây cho các máy nhánh kết nối tới các phòng, các bộ phận dịch vụ và trung kế kết nối ra mạng diện rộng PSTN.
Lựa chọn hệ thống điện thoại Analog-PABX phù hợp cho khách sạn, resort là rất quan trọng giúp vận hành thành công trong công việc chăm sóc khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và liên lạc nội bộ. Các yếu tố như số lượng phòng nghỉ, số lượng nhân viên tại các phòng ban chức năng, các tính năng tích hợp có sẵn, khả năng kết nối giữa các phòng ban khác nhau liên quan tới chi phí đầu tư của một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX, bao gồm đầu tư hạ tầng dây cáp và chi phí mua thiết bị.
1.1 Thiết bị tổng đài nội bộ Analog-PABX cho khách sạn, resort
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
1.2 Thiết bị điện thoại để bàn Analog
Điện thoại để bàn là thiết bị đầu cuối giúp nhân viên liên lạc và giao tiếp với khách hàng trọng nội bộ khách sạn, resort, doanh nghiệp miễn phí. Điện thoại bàn Analog có thể dễ dàng mua và lắp đặt với với tổng đài Analog để xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại chuyên nghiệp cho khách sạn, nhà nghỉ, resort, doanh nghiệp.
1.2.1 Điện thoại bàn thông dụng
Điện thoại IKE-885 là dòng điện thoại để bàn Analog truyền thống, tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng. Điện thoại bàn Analog IKE-885 kết nối với tổng đài Analog phổ thông trên thị trường bằng các đường dây tương tự.
1.2.2 Điện thoại chuyên dùng cho khách sạn TSC206
Điện thoại treo tường là giải pháp liên lạc lắp đặt tại không gian chật hẹp như hành lang, ban công, khu vực công cộng, khu vực thang máy, phòng tắm khách sạn, resort,… Điện thoại TSC206 đáng tin cậy này mang đến chất lượng âm thanh vượt trội, dễ sử dụng với người dùng phổ thông.
1.2.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort
Điện thoại khách sạn Analog với phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu. Điện thoại khách sạn có các tính năng nghe gọi cơ bản, loa song công cho chất lượng đàm thoại chất lượng cao và dễ sử dụng.
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP-VoIP cho khách sạn, resort
Một trong những lợi thế của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP là sự đa dạng của thiết bị đầu cuối là các điện thoại bàn và sự gọn nhẹ của tổng đài IP. Hơn thế nữa, VoIP tích hợp sẵn nhiều tính năng hiện đại, hữu ích bao gồm IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị nhiều bên,….
Đàm thoại trực tuyến đa bên có thể thực hiện với một vài thao tác trên những chiếc điện thoại bàn VoIP Atcom hoặc thiết lập tính năng audio conference trên tổng đài nội bộ Internet. Với các khách sạn, resort quốc tế mà các nhân viên, khách hàng thường hay họp trực tuyến nội bộ giữa nhiều bên giữa nhiều chi nhánh trên toàn cầu đều dễ dàng trao đổi công việc mà vẫn tiết kiệm được thời gian, giảm di chuyển và hoàn toàn miễn phí qua đường truyền Internet.
Điện thoại nội bộ IP/ VoIP cho khách sạn , resort
Ngay cả khi khách hàng dùng nhiều hơn trên điện thoại di động của họ để liên lạc với nhân viên, tổng đài điện thoại nội bộ vẫn đóng vai trò là xương sống liên lạc cho hầu hết các hoạt động khách sạn, resort, nhà nghỉ, khu du lịch sinh thái,.v.v., như cách thức mà các công ty, nhà máy, trường học, bệnh viện vẫn thường sử dụng.
Điện thoại IP lễ tân đa chức năng
Bắt đầu từ quầy lễ tân đến các văn phòng và tới các phòng nghỉ và toàn bộ các bộ phận dịch vụ khách sạn, các hoạt động đàm thoại luôn cần được thông suốt.
Quầy lễ tân là trung tâm thông tin liên lạc của khách sạn, resort, nhà nghỉ. Hệ thống điện thoại cho phép khách liên hệ với quầy lễ tân kèm theo khả năng hiển thị tên của khách với nhân viên lễ tân, hỗ trợ lời chào cá nhân và các phím bấm tắt tiện dụng, dễ thao tác. Hệ thống cũng cho phép quầy lễ tân đặt lời nhắc tự động (chẳng hạn như cuộc gọi đánh thức), có thể định tuyến các cuộc gọi đến các bộ phận khác (chẳng hạn như dọn phòng và dịch vụ phòng) để lễ tân có thể yêu chuyển yêu cầu của khách tới các bộ phận dịch vụ chuyên trách như dọn phòng, giặt là, bảo vệ,…. Điện thoại IP/VoIP lễ tân sẽ có các tiện ích mở rộng chuyên dụng, như kế nối tới màn hình/ bàn phím mở rộng để tăng tính năng và tự động định tuyến các cuộc gọi đến số máy điện thoại khác nếu lễ tân phải dời khỏi chỗ ngồi cho các công việc cần thiết khác.
Máy điện thoại để bàn IP/VoIP có dây cho nhân viên văn phòng và các phòng nghỉ
Nhân viên văn phòng cũng là những người sử dụng nhiều các điện thoại thoại bàn, chẳng hạn như bộ phận bán hàng, kế toán, dịch vụ, bảo vệ, phòng ăn. Bên cạnh đó, mỗi một phòng nghỉ khách sạn cũng cần có điện thoại cố định trên các bàn để giúp họ giao tiếp nội bộ với lễ tân, các bộ phận của khách sạn và các phòng nghỉ khác.
Điện thoại để bàn Wifi không dây cho các khu vực không có dây mạng
Trải nghiệm của khách được hưởng lợi từ hệ thống điện thoại hiện đại theo nhiều cách, có điện thoại sử dụng đường dây mạng LAN trực tiếp cho nhân viên và hầu hết các phòng trong khách sạn, resort. Nhưng cũng một số khu vực không thể chạy được dây mạng do địa hình khó khăn hoặc ảnh hưởng lớn tới mỹ quan chung. Lúc này, điện thoại bàn Wifi là một giải linh hoạt hơn để đảm bảo hệ thống truyền thông được thông suốt. Điện thoại IP/VoIP Wifi không những dễ bố trí lắp đặt, triển khai nhanh chóng, mà còn dễ dàng mở rộng cơ sở hạ tầng viễn thông trong các khách sạn, resort đã có sẵn cơ sở hạ tầng cũ và không dây tốn kém vật tư, mất thêm công sức đục đẽo.
Tổng đài nội bộ IP cho khách sạn, resort
Tổng đài IP thế hệ mới luôn được tích hợp sẵn các tính năng cần thiết như lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, thiết lập các thông số khác nhau cho từng máy nhánh,…trên giao diện Web dễ hiểu và dễ thực hiện. Là thiết bị trung tâm của bất kỳ hệ thống điện thoại nội bộ nào, tổng đài IP/VoIP cho khách sạn cần được tính toán về số lượng máy nhánh phù hợp, như đủ số lượng và khả năng mở rộng trong tương lai dễ dàng, giúp chủ doanh nghiệp tối ưu được hệ thống và tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
- IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….
Sử dụng nền tảng mạng IP internet để thực hiện các cuộc gọi, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP biến các cuộc gọi này thành giao tiếp nội bộ mà không còn bị giới hạn bởi khoảng cách, do vậy chúng rất tiết kiệm chi phí. Bằng việc sử dụng hạ tầng mạng LAN/WAN có sẵn và hỗ trợ Play and Play, người dùng có thể dễ dàng triển khai hệ thống điện thoại VoIP mà không cần có kỹ năng IT đặc biệt.
